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Actualización de la circular sobre uso de software
El siguiente texto actualiza la CIRCULAR No. 033 de 2006. Esperamos sus opiniones y sugerencias. Escríbanos a oitel@univalle.edu.co .
RECTORÍA
CIRCULAR No. ### -2011
PARA: Vicerrectores, Decanos, Directores de Institutos Académicos, Jefes de Oficinas Asesoras de la Rectoría, Directores de Escuela, Departamento y demás Institutos y Corporaciones Académicas, Jefes de División y Sección, Coordinadores de Área y en general todos los Funcionarios que tienen a su cargo o manejan equipos de procesamiento de datos de la Universidad.
DE: Iván Enrique Ramos Calderón – Rector
FECHA: Enero ## de 2011
ASUNTO: POLÍTICAS Y DIRECTRICES RELACIONADAS CON EL USO DEL SOFTWARE
Teniendo en cuenta que la Universidad del Valle como ente gubernamental debe cumplir con claras disposiciones legales y estatutarias relacionadas con la adopción de comportamientos respetuosos del derecho de autor, y establecer mecanismos encaminados a la creación de una cultura de respeto a estos derechos y la prohibición de utilizar o adquirir obras literarias, artísticas, científicas, programas de computador, fonogramas y señales de televisión que sean violatorias o que se presuma violen el derecho de autor o sus derechos conexos, me permito definir las siguientes políticas y directrices que deben cumplir todos los Funcionarios vinculados a la Institución en relación con el manejo y uso del software y similares:
1. Todos los Servidores Públicos de la Universidad del Valle deben adoptar un comportamiento respetuoso de los derechos de autor inmersos en los programas de cómputo o software, bien sea como usuarios o como personas encargadas del desarrollo y elaboración de dichos programas o software.
2. Los documentos contractuales o contratos con formalidades plenas mediante
los cuales las diferentes Dependencias adquieran equipos de cómputo que tengan
preinstalados programas, software u obras protegidas por el derecho de autor, o
encarguen la elaboración de éstos, deberán contener cláusulas referentes al alcance y
contenido de los derechos que se obtienen, las modalidades de su utilización y definir
si la transferencia es total o parcial, temporal o permanente. Sólo de esta manera,
se garantiza el respeto por el derecho de autor y los derechos conexos y se tiene
la certeza jurídica sobre la propiedad de los mismos. Por tanto, los programas de
computador o software que se adquieran deben estar respaldados por los documentos de
licenciamiento o transferencia de propiedad respectivos.
3. En el evento de que la Universidad vaya a detentar la titularidad del derecho de autor sobre tales programas en razón de que los derechos patrimoniales le vayan a ser transferidos ya sea a través de contratos de cesión o de transferencia o porque estos serán desarrollados por los servidores públicos vinculados a la Institución en cumplimiento de las funciones de sus cargos, la titularidad de esos derechos deberá constar en los respectivos contratos o en el Manual de Funciones correspondiente.
4. En la Universidad del Valle está prohibido utilizar, adquirir o reproducir obras literarias, artísticas, científicas, programas de computador o software, fonogramas y señales de televisión violatorias o que se presuma violen el derecho de autor o los derechos conexos. El software ilegal es aquel que se utiliza sin la respectiva licencia o autorización del fabricante o de su representante comercial.
5. La Universidad rechaza y prohíbe el uso, la reproducción y copia de programas y
archivos de contenido no legal.
6. La utilización, reproducción o copia de programas, archivos o software ilegal en los equipos de computo de la Universidad, puede generar graves sanciones para la Institución que van desde multas, hasta el decomiso de los equipos y la medida de aseguramiento para las personas responsables.
7. RESPONSABILIDADES DE LOS USUARIOS DE EQUIPOS DE COMPUTO Y
SOFTWARE DE LA UNIVERSIDAD:
Los Funcionarios que tengan a su cargo equipos de cómputo y software de la Universidad
tienen las siguientes obligaciones y responsabilidades:
• Velar por el uso adecuado del software instalado en su puesto de trabajo para el
cumplimiento de sus funciones y el apoyo a los procesos misionales.
• Impedir la instalación de software en su puesto de trabajo por personal diferente al
cuerpo técnico autorizado por la Universidad.
• No instalar o permitir instalar software sin el debido licenciamiento de acuerdo con las
normas legales vigentes.
• No se deben realizar copias del software institucional sin autorización y para efectos
diferentes a las copias de seguridad de los programas.
• Informar a la Oficina de Informática y Telecomunicaciones o al cuerpo técnico
autorizado de la respectiva Dependencia sobre cualquier acto sospechoso que viole o
atente la legitimidad del software institucional.
8. Los Funcionarios al servicio de la Institución y las diferentes Dependencias deben
respetar el derecho de paternidad sobre las obras creadas por los servidores públicos
en desarrollo de las funciones constitucionales y legales a ellos asignadas, debiendo
mencionar el nombre del autor cuando se use todo o parte de ellas, salvo cuando esta
mención resultare incompatible con el ejercicio de los derechos que corresponden a la
Universidad.
9. Todas las Dependencias de la Universidad deben elaborar un inventario de los
programas de computador o software a su cargo y de las licencias que los soportan,
determinando el alcance y contenido de los derechos que se tienen sobre ellos, las
modalidades de su utilización y establecer si las licencias son totales o parciales,
temporales o permanentes. La licencia de software es un contrato, en donde se
especifican todas las normas y cláusulas que rigen el uso de un determinado programa.
En ellas principalmente se estipulan los alcances de uso, instalación, reproducción y copia
de estos productos.
10. En la Universidad del Valle, están expresamente prohibidos la instalación y el uso de software ilegal o sin licencia en los equipos de propiedad de la Institución. Por tanto, es responsabilidad de cada usuario verificar y mantener la legalidad el software instalado en su(s) equipo(s) de cómputo y/o en su(s) cuenta(s) electrónica(s) institucionales. Estas acciones serán sancionadas de acuerdo con lo dispuesto en la Ley 734 contentiva del Código Disciplinario Único y en las normas internas de la institución, sin perjuicio de las acciones legales que se puedan adelantar, cuando se violen normas relacionadas con los derechos de autor y la propiedad intelectual.
11. La Oficina de Informática y Telecomunicaciones y El Comité de Informática y
Telecomunicaciones de la Universidad, recomiendan utilizar alguna de las siguientes
alternativas en caso de no contar con software comercial debidamente licenciado:
• Usar software de dominio público amparado bajo la licencia pública general GNU, que se
puede conseguir principalmente por vía Internet.
• Para aplicaciones de ofimática utilizar Open Office.
• Como Sistema Operativo usar cualquier versión libre de Linux.
• Para software académico y de investigación y evaluado en la Unidad Académica como
indispensable, se recomienda averiguar por vía de Internet con pares de instituciones
del mundo entero, alternativas de software público e informar sobre ello a la Oficina de
Informática y Telecomunicaciones.
12. Todos los servidores públicos de la Universidad deben conocer y acatar los deberes y obligaciones establecidas en las normas legales y en las estatutarias de la Universidad.
13. Las Oficina de Control Interno de la Universidad, en desarrollo de las funciones de control asignadas por la Ley y en el marco de sus visitas, inspecciones o informes, verificarán el cumplimiento de lo dispuesto en la normatividad vigente y en esta circular y establecerá los procedimientos necesarios para tal efecto.
14. El incumplimiento de estas directrices, será sancionado de conformidad con el Régimen Disciplinario aplicable a los Funcionarios de la Universidad y demás normas concordantes y complementarias.
15. Adjunto circular de la DIAN del año 2011 en la que se anuncia la intensificación de las revisiones aleatoria que se hacen desde el 2009 para detectar software ilegal.
Reciban un cordial saludo.
IVÁN ENRIQUE RAMOS CALDERÓN
Rector
Ciudad Universitaria - Meléndez / Universidad del Valle. Cali, Colombia / ©1994 - 2010